As vantagens de equipes pequenas e como gerenciá-las

Artigo do Blog do ToDoist por Emily Tope

Talvez você tenha ouvido falar da famosa “regra das duas pizzas” de Jeff Bezos, CEO da Amazon: se duas pizzas não forem suficientes para alimentar uma equipe, então a equipe é muito grande.

Quer você trabalhe em uma startup ou em uma multinacional, é tentador achar que agregar mais pessoas será a solução para todos os seus problemas. Afinal, quanto mais gente envolvida em um projeto, mais rápido ele será completado. Certo?

Calma. Não comece a recrutar ainda…

Há cada vez mais estudos mostrando que adicionar membros pode acabar prejudicando o desempenho geral da equipe. Na verdade, há um certo consenso de que equipes de 5 a 8 pessoas são ideais para maximizar o potencial dos funcionários, levando a melhores níveis de participação e produtividade.

Esta regra não serve apenas para tamanhos de equipes, mas também como uma diretriz para maximizar a produtividade em reuniões e fortalecer as relações entre gestor e funcionários.

Por que exatamente as pequenas equipes são tão mais eficientes? Que técnicas práticas podem ser usadas para capturar os benefícios da abordagem “menos é mais” no trabalho em equipe? A seguir veremos o que as pesquisas têm a dizer.

Por que o tamanho (da equipe) importa

Considerando os benefícios de equipes com 5-8 pessoas, a lógica é que quanto menos gente trabalhando junto, menos burocracia para atrapalhar. Em termos mais simples, menos peças, mais eficiência.

Esta é a lista de benefícios das “equipes de duas pizzas”:

a) Maior engajamento

Em seu artigo Por que equipes menores são melhores que maiores, escrito para a Forbes, Jacob Morgan afirma que funcionários ficam mais engajados e satisfeitos no trabalho quando – isso mesmo que você está pensando – trabalham em equipes menores!

Equipes pequenas previnem a sensação de que contribuições individuais possuem menos valor, devido a quantidade de gente compartilhando a mesma tarefa. Esta ideia normalmente é resumida como “o esforço individual diminui à medida que o tamanho da equipe aumenta”, mas talvez seja mais sábio pensar no inverso: que os esforços individuais aumentam à medida que o tamanho da equipe diminui.

Tomemos como exemplo os resultados do relatório de 2013 da Gallup, O estado do ambiente de trabalho americano: empresas com menos de 10 funcionários registraram níveis de engajamento de 42%, enquanto o engajamento médio para empresas maiores foi menor que 30%.

O mesmo vale para tamanhos de equipes dentro de grandes empresas. Equipes com “5 a 9 membros possuem um engajamento maior em comparação com equipes de 10 ou mais indivíduos”.

Só os benefícios de um engajamento maior já são de cair o queixo. O mesmo relatório da Gallup concluiu que funcionários que se importam com seus resultados conseguem desempenhos melhores em avaliações de clientes, rentabilidade e produtividade, além de menos incidentes de segurança e menores níveis de abstenção.

b) Comunicação mais eficiente

Não deveria ser surpresa de que é mais fácil manter contato com um grupo menor de pessoas do que com um maior (imagine acompanhar as publicações de toda a sua turma da faculdade no Facebook, ao invés de apenas as dos amigos próximos). Em equipes menores, você não só tem menos gente para se relacionar, mas também tem mais noção das responsabilidades de cada um e da importância do seu próprio trabalho.

Esta é a ideia da “gestão de relações”, um conceito apresentado pelo professor de psicologia de Harvard J. Richard Hackman. Ele explica: “conforme uma equipe aumenta, o número de relações que precisam ser gerenciadas entre os membros também aumenta – e a uma taxa crescente, quase exponencial. É gerenciar estas relações entre os membros que traz problemas às equipes. Minha regra de ouro é menos de 10 pessoas.”

Em outras palavras, quanto maior a equipe, mais difícil fica a comunicação entre os membros e a verificação dos progressos uns dos dos outros; e mais confuso e caótico o projeto pode se tornar. Talvez por isso Hackman afirme que “Equipes grandes normalmente só acabam desperdiçando o tempo de todo mundo.”

c) Mais inovação (e reuniões mais produtivas!)

Assim como equipes pequenas tornam a comunicação melhor, elas também previnem o chamado pensamento coletivo. A falha em analisar ideias criticamente, como um artigo artigo da Fast Company resume, “é mais provável que aconteça com equipes grandes e centralizadas.” Em contraste, funcionários em equipes menores são mais propensos a expor suas opiniões, criticar as dos outros e por fim tomar decisões melhores, mais bem pensadas.

Quando equipes se tornam muito grandes, ou quando pequenas equipes dependem de trocas com outras equipes, a independência dos membros e a inovação são prejudicadas. Como Neil Christie escreveu, “há um benefício coletivo em se limitar a tomada disfuncional de decisões e aumentar o discernimento sobre como e onde a comunicação é necessária.”

Para atacar este problema, tente agendar reuniões menores (novamente, 5-8 parece ser o número ideal), apenas com as pessoas necessárias. Participantes em reuniões menores são menos propensos a seguir os outros. Pelo contrário, eles ficam mais abertos a expor suas próprias ideias e mais propensos a se sentirem engajados e incluídos no processo.

d) Rede de suporte mais forte

A psicóloga e professora de gestão Jennifer Mueller criou o termo “perda relacional” no seu estudo Porque indivíduos em equipes maiores têm desempenhos piores. A perda relacional acontece quando “um empregado percebe que conforme o tamanho da equipe aumenta, o suporte disponível fica mais escasso.”

Esta perda percebida de suporte não vem somente de membros da equipe, mas também dos líderes, que são responsáveis por avaliar e/ou orientar muita gente. Resumindo, quanto maior o grupo, menos atenção individual pode ser dada.

Por outro lado, equipes menores, propiciando um apoio maior, podem “mitigar experiências estressantes e promover o desempenho.”

e) E muito mais…

Equipes menores são mais fáceis de controlar e têm mais autonomia e flexibilidade, tanto em termos de mudanças agendadas quanto espontâneas. Elas “incentivam mais confiança entre os membros e menos medo de falhar.”

Elas também tendem a ter desempenhos melhores que equipes maiores.

Os pesquisadores Staats, Milkman e Fox conduziram um estudo em que equipes de dois e de quatro foram solicitadas a montar uma estrutura de Lego. Os resultados? A equipe de dois completou a estrutura de Lego em 36% a menos de tempo, ainda que a equipe de quatro pessoas estivesse duas vezes mais otimista com a possibilidade de se sair melhor que a equipe de dois. Como Neil Christie aponta, “equipes maiores destilam confiança demais e desempenho de menos.”

Dicas valiosas para gestores de equipes pequenas

Você dividiu suas equipes em grupos de 5-8. Agora você pode só relaxar e ver a produtividade disparar, correto?

Errado.

O mesmo relatório da Gallup concluiu que níveis mais altos de engajamento foram encontrados em equipes de 10 ou menos cujos “gestores continuaram a ser a influência mais poderosa nos níveis de engajamento dos funcionários.”

E vendo como “gestores com equipes maiores enfrentam grandes desafios na hora de engajar seus funcionários,” é melhor para todos que as equipes sejam menores.

Johanna Rothman, do grupo de consultoria Rothman, escreveu que até gestores experientes não deveriam ser responsáveis por mais de 9 empregados. Mais do que isso, ela afirma, e você está prejudicando sua habilidade de criar relações significativas com os membros da sua equipe.

O que ela recomenda para gestores de equipes pequenas?

Uma vez a cada uma ou duas semanas, agende reuniões individuais com cada membro da equipe. Isso serve para construir uma relação de confiança e para orientar os que precisam.

Agende reuniões semanais de prática. A maioria das pessoas quer aprender, então elas gostarão de reuniões onde o principal objetivo é desenvolver habilidades, sejam elas técnicas, de gerenciamento de projetos ou de outras áreas que apelem para os interesses dos funcionários. Gestores, funcionários e convidados: todos têm algo a ensinar.

Ofereça às pessoas caminhos para a informação, especialmente se você não consegue resolver o problema delas sozinho. Rothman reuniu relatórios de projetos de cada membro da equipe e enviou essa informação agregada para todo o grupo. Se tivessem interesse, funcionários trabalhando em diferentes projetos podiam compartilhar mais detalhes, mas ao menos eles não precisavam gastar tempo em reuniões de atualização. Falando nisso…

Certifique-se de que “as pessoas certas são convidadas para as reuniões certas.” Não há sentido em desperdiçar o tempo dos outros, inclusive o seu. Se alguém se beneficiaria de ir a uma reunião, convide a pessoa. Se não, deixe que ela gaste seu tempo de uma forma mais produtiva.

Lembre que mesmo sendo o chefe, você não pode ser a única fonte de conhecimento, e sua responsabilidade máxima é “criar um ambiente em que todos possam fazer seus melhores trabalhos.”

Dito isso, empresas existem de todos os tamanhos e formas, então por que não falamos do caso onde…

Minha empresa não consegue funcionar em equipes de 5-8, posso tirar proveito destas ideias?

A resposta curta é sim! Dando continuidade ao seu artigo da Forbes, Jacob Morgan explicou táticas que as empresas podem usar para permanecerem produtivas e engajadas, mesmo que suas equipes não sejam “tamanho duas pizzas”.

Invista em tecnologias colaborativas – deixe eu recomendar uma em particular

Redes sociais internas mantém os funcionários conectados, incentivam um ambiente de trabalho flexível e valorizam contribuições individuais, tudo isso tornando os funcionários mais engajados e dando aos empregadores insights de como suas equipes funcionam melhor.

Busque objetivos visíveis: “Na Morningstar Farms… funcionários criam declarações públicas de como cada um vai ajudar a organização, incluindo indicadores de desempenho. É assim que os empregados supervisionam os trabalhos uns dos outros em vários projetos, já que possuem uma visão completa dos indicadores, objetivos e metas de cada um.” Além disso, funcionários não podem se esconder atrás de problemas ou desperdiçar tempo em conjunto.

Dê autonomia monitorando resultados ao invés de horas: essa é fácil – não microgerencie. Como Morgan escreve, “o papel dos gestores é simplesmente ajudar os funcionários a entender onde a empresa precisa ir, mas como a empresa chegará lá é responsabilidade dos funcionários.”

Desafie práticas gerenciais ultrapassadas: “A melhor coisa que as empresas podem fazer para continuar aumentando engajamento e produtividade é avaliar e testar premissas acerca de como o trabalho está sendo executado.” Isto pode ser feito em forma de verificações regulares ao invés de avaliações anuais (Adobe), dissolver cargos gerenciais e tornar todos os funcionários líderes (Whirlpool), ou mesmo alocar orçamento para funcionários levarem “uma pessoa interessante” para tomar um café (LinkedIn). A equipe de Doist recebe um bônus de $50/mês para gastar com educação. A questão é: desafiando convenções, você pode encontrar novas maneiras de promover produtividade e engajamento.

Aumentar (ou melhor, diminuir) equipes pequenas

Com maior engajamento, inovação e produtividade, as vantagens de reduzir as equipes da sua empresa devem estar claras. Testando algumas das técnicas de gerenciamento acima, você pode tornar sua vida e as dos seus funcionários muito menos estressantes.

Você quer funcionários (e gestores) em quem possa confiar, então por que não maximizar o potencial deles para fazer isso?

Em última instância, é claro, tudo depende do que funciona melhor para a sua empresa. Quantas pessoas você precisa trabalhando em um único projeto? Com quem elas precisam se comunicar? Quanta autonomia devem ter?

Dependendo de quão feliz você está com a produtividade da empresa, pode valer a pena fazer algumas mudanças. Considere começar com equipes menores, reuniões menores ou ter gestores responsáveis por equipes reduzidas.

Sugiro que você compre duas pizzas, convide de 5 a 8 pessoas e deixe as ideias fluírem.

Sobre a autora: Emily Tope é escritora, editora e videógrafa em La Crosse, Wisconsin, Estados Unidos.